Privacyverklaring Werkenvoorarnhem.nl
De gemeente Arnhem verwerkt verschillende persoonsgegevens van sollicitanten. Afhankelijk van het doel van verwerking kunnen er verschillende persoonsgegevens worden verwerkt. Het doel van deze specifieke verwerking en overige relevante informatie worden hieronder weergegeven.
1. Wat is het doel van verwerking?
De gemeente Arnhem verwerkt jouw persoonsgegevens voor het beheer en controle van het gehele proces van de sollicitatieprocedure. We verwerken jouw persoonsgegevens voor ons werving en selectieproces.
Daarnaast zoeken en vinden wij kandidaten via diverse social media en houden ons uiteraard aan de geldende wet- en regelgeving. Wij gaan niet op zoek naar persoonlijke gegevens van de kandidaat die niet relevant zijn voor de baanaanbieding.
Voor een sollicitatieprocedure verwerken wij persoonsgegevens, omdat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en beoordelen of je geschikt bent voor de desbetreffende functie.
2. Op welke grondslag is deze verwerking gebaseerd?
Wij mogen alleen persoonsgegevens verwerken om een reden die in de privacywetgeving staat. Zo’n reden heet een grondslag. De grondslagen staan beschreven in artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gemeente Arnhem verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van:
- een arbeidsovereenkomst (artikel 6, lid1, onder b van de AVG)
- jouw toestemming (artikel 6, lid1, onder a van de AVG)
- van een gerechtvaardigd belang van gemeente Arnhem artikel 6, onder f van de AVG)
- een wettelijke verplichting die wij hebben (artikel 6, lid 1 onder c van de AVG).
- Algemene wet gelijke behandeling, artikel 1a: Bij werving en selectie van nieuw personeel moet wij, als werkgever, alle kandidaten gelijk behandelen. Discriminatie is verboden – dat staat in de Grondwet. Bij een werving- en selectieprocedure zijn wij verplicht om de Algemene wet gelijke behandeling (AWGB) na te leven.
- Wet op de loonbelasting, artikel 28: Wij moeten op basis van bepaalde wet- en regelgeving gegevens over jou verzamelen. Wanneer jij bij ons in dienst treedt, zijn wij als werkgever wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van onze werknemers op te nemen in de loonadministratie. Zo kunnen wij later aantonen dat onze werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland zijn. Ook zijn wij verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer.
Zie ook de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens over sollicitaties en privacy.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
In de AVG staat dat een persoonsgegeven ‘alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Dit houdt in dat deze informatie direct of indirect over iemand gaat of naar iemand is terug te leiden.
Vacature-alerts en events
Wanneer je op de hoogte wilt blijven van de nieuwste vacatures en events van de gemeente Arnhem, kun je een vacature alert instellen via www.werkenvoorarnhem.nl. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Mobielnummer
- Vakgebied van uw interesse
- Jouw werkervaring in dit gebied
- Of je geïnteresseerd bent in vacatures of events (of beiden)
- Voorkeur over de frequentie waarmee wij je mogen benaderen.
Daarnaast verwerken wij de gegevens die door het toesturen van het curriculum vitae (cv) bij ons bekend worden, zoals:
- Werkervaring
- Genoten opleidingen
- Andere informatie die je meestuurt in jouw cv.
Sollicitatieprocedure
Voor de sollicitatieprocedure verwerken we de volgende persoonsgegevens:
Sollicitatieformulier:
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres
- Mobiel nummer
- IP-adres (in geval van een digitale sollicitatie)
Daarnaast verwerken wij de gegevens die door het toesturen van het cv bij ons bekend worden, zoals:
- Geboortedatum (wordt vaak vermeld in cv)
- Adresgegevens (wordt vaak vermeld in cv)
- Beeldmateriaal (foto’s op cv)
- Gevolgde opleidingen (en eventueel titel), cursussen en stages
- Diploma’s en cijferlijsten
- Arbeidsverleden
- Andere informatie die je meestuurt in jouw cv of een bijlage, zoals jouw competenties, een omschrijving die je van jezelf geeft, referenties en publicaties
- Resultaten van een assessment en/of schrijftest indien van toepassing.
Let op deze lijst van voorbeelden is niet uitputtend.
Voor het aangaan van de arbeidsovereenkomst verwerken wij:
- Burgerservicenummer (BSN)
- Een kopie van het identiteitsbewijs
- Afhankelijk van de functie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Diploma’s
- Screeninggegevens: dit is openbaar toegankelijke informatie over jou online zoals jouw sociale mediaprofielen. De bevindingen worden altijd met je besproken. Wij wijzen je niet af enkel op de resultaten van een screening.
Wanneer een VOG wordt aangevraagd en deze niet wordt verstrekt, dan impliceert dit dat de sollicitant een strafrechtelijk verleden heeft. Voor de werving- en selectieprocedure vraagt de gemeente Arnhem geen inhoudelijk strafrechtelijke gegevens uit. Wanneer een VOG wordt geweigerd, terwijl het verkrijgen van een VOG noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie, wordt de werving- en selectieprocedure en/of indiensttreding beëindigd met de sollicitant.
4. Delen wij jouw gegevens met anderen?
Wanneer dit noodzakelijk is voor de hiervoor omschreven doeleinden, delen wij persoonsgegevens met andere partijen.
Voor onze sollicitatieprocedure maken wij gebruik van verwerkers zoals ICT-leveranciers. Zoals:
- Werken in Gelderland (Poolz)
Jouw persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.
5. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de omschreven doeleinden en om te voldoen aan wettelijke bewaarplicht. Sollicitatiebrieven, formulieren, cv’s, correspondentie over de sollicitatie, getuigschriften mogen wij maximaal 4 weken bewaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Wanneer de sollicitant toestemming geeft, bewaren wij de verzamelde gegevens maximaal 1 jaar. Jaarlijks kunnen we je verzoeken om deze toestemming te verlengen. Wanneer de bewaartermijn is verstreken en niet opnieuw toestemming wordt gegeven, dan worden de verzamelde gegevens verwijderd. Als je naar aanleiding van jouw sollicitatie in dienst treedt bij de gemeente Arnhem, dan worden jouw persoonsgegevens onderdeel van jouw personeelsdossier. Op deze gegevens zijn bewaartermijnen van een personeelsdossier van toepassing.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats. Dit houdt in dat de gemeente Arnhem geen digitale besluiten over je neemt zonder dat een medewerker van de gemeente zich heeft gebogen over het besluit.
7. Jouw rechten
Voor meer informatie, bijvoorbeeld over jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens of over hoe je onze Functionaris voor de Gegevensbescherming kun bereiken, kun je terecht op de algemene privacyverklaring van de gemeente Arnhem.
8. Wijzigingen privacyverklaring
De gemeente Arnhem heeft het recht om deze privacyverklaring aan te passen. Bijvoorbeeld naar aanleiding van rechtspraak of wijzigingen van rijksoverheidswegen. Wij adviseren je daarom regelmatig deze privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in juli 2024.