Ga naar de inhoud

Bedrijfsvoeringsmedewerker projectmanagement

Opleidingsniveau
MBO
Dienstverband
Tijdelijk met uitzicht op vast
Plaatsingsdatum
04-04-2024
Uren per week
32-36
Maandsalaris
€ 3.014 - € 4.244
Sluitingsdatum
21-04-2024

Als Bedrijfsvoeringsmedewerker projectmanagement binnen ons team van het cluster Project- en Interim Management (PIM), ben jij de drijvende kracht in diverse belangrijke taken op het gebied van bedrijfsvoering. Je vervult daarin sleutelrol waarbij je zorgt voor het bijhouden van overzichten, mutaties verzorgt en contact onderhoudt met budgethouders en afdelingshoofden om de benodigde gegevens te verkrijgen/verstrekken. Heb jij affiniteit met cijfers en bedrijfsvoering en wil jij jouw organisatorisch talent hiervoor inzetten? Reageer dan op deze vacature!

Wat ga je doen?

Als Bedrijfsvoeringsmedewerker projectmanagement binnen ons team van het cluster project- en interimmanagement (PIM), ben je verantwoordelijk voor een breed scala van bedrijfsvoering gerelateerde zaken.

Zo houd je overzichten bij van PIM-opdrachten en overeenkomsten, verwerkt mutaties en houdt het personeelsoverzicht actueel waarbij je zo nodig overlegt met een collega van F&C die de begroting en realisatie van personele kosten bijhoudt.

Je zorgt het jaar rond voor de totale capaciteitsraming van het cluster, waarbij je ieder kwartaal door alle “PIMMERS” de persoonlijke capaciteitsraming en de raming van de projecten met de inzet van de projectmedewerkers laat aanleveren.

Bij capaciteitsraming ben je zowel verantwoordelijk voor het verzamelen van data als voor het creëren van overzichten en het signaleren van trends. Je deelt regelmatig je bevindingen met het CMT PIM, waardoor je een cruciale rol speelt in het maken van strategische beslissingen.

Daarnaast beheer je administratieve taken met betrekking tot PIMMERS en ook inhuurkrachten die via het cluster PIM op opdrachten worden ingezet, inclusief het verwerken van gegevens, controle van systemen en afhandeling van facturen. Ook speel je een rol in het factureren voor derden, het ondersteunen en bewaken dat voor alle ingezette uren ook tijd wordt geschreven in het tijdschrijfsysteem (Unit4Time) en het ondersteunen bij het opstellen van kwartaalcijfers. Je beantwoordt soms ook vragen van raamcontractanten voor de inhuur en zorgt voor helderheid over de hoogte van de uurtarieven en jaarlijkse indexering.

Wie zijn wij?

Je gaat werken bij het cluster PIM: Project & Interim Management. Er zijn zo’n 50 vaste collega’s en een flexibele schil van tientallen inhuurkrachten. Samen staan wij voor een deskundige aanpak bij complexe vraagstukken op ruimtelijk-, sociaal- en organisatorisch gebied. De veranderende wereld vraagt bijzondere talenten van onze medewerkers. Werk je bij PIM, dan neem je deel aan relevante netwerken, we verbinden partijen aan elkaar. Ook blijf je nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen en krijg en neem je de ruimte om jouw kennis op peil te houden.

‘PIMMERS’ werken allemaal op tijdelijke opdrachten (project-/interimmanagers en projectsecretarissen); die opdrachten worden door opdrachtgevers (OG) van binnen onze organisatie en soms ook van daarbuiten (provincie Gelderland, andere gemeenten in de regio, De Connectie) bij PIM ingediend. De inzet van de medewerkers van PIM  worden op basis van uren verantwoording doorberekend aan de opdrachtgevers. Als Medewerker bedrijfsvoering lever jij jouw bijdrage om dat allemaal goed te laten lopen.

Wat bieden wij jou?

Bij de gemeente Arnhem kun je rekenen op:

  • Een goed bruto maandsalaris in schaal 8, minimaal € 3.014,- tot een maximum van € 4.244,- op basis van een 36-urige werkweek;
  • Een arbeidsovereenkomst van 12 maanden met de intentie van een vaste baan;
  • 144 wettelijke vakantie-uren en 50,4 bovenwettelijke vakantie-uren per kalenderjaar op basis van een 36-urige werkweek;
  • 17,05% financieel keuzebudget van maximaal € 723,- per maand, op basis van een 36-urige werkweek, dat tot je beschikking staat. Dit budget kun je laten uitbetalen of inzetten voor verschillende doelen;
  • Een goed pensioen dat je opbouwt bij het ABP;
  • Een individueel loopbaanbudget van € 500,- per jaar;
  • Persoonlijke ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden dankzij ons aanbod aan opleidingen;
  • Een laptop en een telefoon;
  • Hybride werken: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen. Ook vinden we een goede werk en privé balans belangrijk, in overleg maak je afspraken over je werkplek en werktijden. Met name in de eerste maanden zal je op kantoor werken i.v.m. het inwerktraject.

We hebben ons gehele arbeidsvoorwaardenpakket voor je op een rij gezet.

Wie zoeken wij?

Communiceren en verbinding maken met je stakeholders binnen de organisatie is een essentieel onderdeel van jouw werk. Je zorgt ervoor dat budgethouders en afdelingshoofden de benodigde gegevens en analyses ontvangen. Dankzij jouw analytische vaardigheden kun je informatie filteren en presenteren zoals gevraagd en ook proactief ongevraagd signaleren en adviseren. Je hebt een proactieve rol, waarbij je de juiste personen binnen de organisatie benadert om de benodigde informatie te verkrijgen. Je neemt dus zelf het initiatief om de informatie te verzamelen die nodig is, ook als dat betekent dat je soms vaker bij iemand moet aankloppen. Plannen en organiseren daar ben je goed in. Je bent stressbestendig waarmee wij bedoelen dat je goed kunt omgaan met deadlines en het overzicht behoudt, zelfs bij een grote verscheidenheid aan taken. Aangezien je dagelijks veel details registreert en mutaties verwerkt, is nauwkeurigheid belangrijk.

Verder vragen wij:

  • Minimaal mbo werk- en denkniveau;
  • Ervaring met het afhandelen van rekeningen/ facturatie;
  • Dat je goed bent met Excel en weet hoe je data mooi presenteert, bijvoorbeeld in grafieken;
  • Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheid, omdat je veel moet overleggen met mensen binnen én buiten onze organisatie op verschillende niveaus.  

Waar kom je te werken?

Arnhem is met meer dan 166.000 inwoners de 12e gemeente van het land. Een diversiteit aan inwoners maakt de stad tot wat ze is. Arnhem is een gemeente waar de stedelijke dynamiek, de natuurrijke leefomgeving en economische kracht elkaar versterken. Wij kennen een rijke historie en zijn de hoofdstad van de provincie Gelderland. Bij de gemeentelijke organisatie werken ongeveer 1200 betrokken en bevlogen medewerkers die zich iedere dag inzetten voor de stad, de inwoners, bezoekers, bedrijven en instellingen.

Hoe solliciteer je?

Reageren op deze vacature kan tot en met 21 april via de sollicitatiebutton. Dit doe je met cv en motivatie. De motivatie mag vorm-vrij, bijvoorbeeld in de vorm van een brief, afbeelding of video. We horen graag wat je motiveert om te reageren op deze vacature. Ook krijgen we graag antwoord op de hieronder beschreven motivatievraag. Uiterlijk 23 april hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden plaats op 25 april tussen 11.00 uur – 17.00 uur. Houd je hiermee alvast rekening in je agenda?

De motivatievraag: competentie doorzettingsvermogen

Kun je ons vertellen over een taak waarbij je tegen grote problemen bent aangelopen? Hoe heb je deze problemen overwonnen en de taak succesvol afgerond?

Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode. Kun je hulp gebruiken bij het opmaken van je motivatie? Bekijk dan onze sollicitatietips via: https://www.werkenvoorarnhem.nl/sollicitatietips/.

Heb je nog vragen?

Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Irene Pielich, afdelingshoofd project- en interim management, via +263772469 of Anita Ingenhou, afdelingshoofd project- en interim management via +263773969. Voor vragen over de werving- en selectieprocedure kun je contact opnemen met Mariëlle Fransen, recruiter, via +31627388371, per whatsapp of per mail (werkenvoor@arnhem.nl).​ 

Inclusie

Gemeente Arnhem werkt voor en samen met haar inwoners aan een diverse en inclusieve stad: een stad waar iedereen zichzelf mag en kan zijn en ook welkom is. Om dat te realiseren hebben we ook een inclusieve organisatie nodig, waar de samenstelling divers is en niemand wordt uitgesloten. Wij willen talenten met hun verschillen aan ons binden, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillen elkaar versterken. Dat hebben we nodig om die diverse en inclusieve stad te worden. Voel je dus welkom bij Gemeente Arnhem, wie je ook bent of hoe je ook in het leven staat.